Introduction d’un nouveau logiciel par l’assistante médicale - un rapport d’expérience

Le cabinet am Rhy à Kriessern (SG) est né en 2015 de la fusion de deux cabinets existants et n’a pas cessé de croître depuis. L’assistante médicale Cindy Hartert est dans le cabinet depuis le début et a pu voir comment la charge administrative a augmenté au fil des ans. En 20xx, Cindy Hartert a suivi une formation pour devenir coordinatrice médicale et participe depuis lors de manière déterminante à l’amélioration de l’efficacité du quotidien de son employeur.

Pourquoi t’es-tu formée pour devenir coordinatrice médicale?

La forte croissance de notre équipe a été déterminante. Au début, nous étions 3 médecins et 5 assistantes, depuis le cabinet compte 9 médecins et 13 assistantes. Je suis présente depuis la création en 2015 et j’ai pu constater comment la charge administrative a augmenté avec la hausse du nombre de patients et prenait plus de temps. Avec cette formation, je voulais contribuer à ce que notre cabinet puisse travailler plus efficacement.

Quelles sont les tâches d’une coordinatrice médicale?

Nous nous occupons de la gestion du cabinet et de la qualité et cherchons à améliorer continuellement les processus à l’aide du feedback des collaborateurs et des patients. Pour ce faire, nous identifions les plus grandes «tâches chronophages» et essayons de rendre les opérations plus efficaces - sans pour autant compromettre la qualité. Dans notre cabinet, nous nous sommes répartis de façon à ce que ma collègue s’occupe de la gestion du personnel et moi, des aspects technologiques. Cela inclut tous les outils numériques avec lesquels le travail quotidien peut être organisé de manière plus efficace.

Peux-tu nous expliquer comment vous procédez à l’aide d’un exemple concret?

Nous avons par exemple constaté que plus le nombre de patients augmentait, plus nous passions de temps à numériser, copier, faxer et classer des documents. Lors d’une formation sur BlueMedication, j’ai pensé à BlueConnect, que j’avais déjà envisagé deux ans plus tôt. A l’époque, l’idée avait été reléguée au second plan en raison d’un changement de serveur, mais cette fois-ci, nous nous sommes fait présenter le produit. Ma collègue coordinatrice, le médecin en chef et moi-même avons tout de suite été convaincus. Après une discussion du Conseil d’administration, nous avons organisé une deuxième présentation lors de laquelle tous les membres du Conseil étaient présents.

Les membres du Conseil d’administration ont-ils aussi été séduits dès le départ?

Les changements se heurtent généralement à des résistances, chez nous aussi, une partie des médecins était sceptique. Mais cette résistance a pu être surmontée assez rapidement en montrant les avantages pour les assistantes médicales et les médecins. Dans la pratique quotidienne, nous avons rapidement constaté que nous pouvions gagner énormément de temps, tant pour le classement que pour l’envoi de rapports et d’ordonnances - au lieu de plusieurs minutes, cela ne prend plus que quelques clics. Nous avons également été convaincus par le service après-vente et l’interface directe avec notre système de cabinet médical Triamed. A la fin de la phase de test, nous nous sommes de nouveau concertés et avons décidé de conserver BlueConnect.

Comment t’informes-tu sur les nouveaux produits?

De préférence sur Internet. Mais je lis aussi les newsletters ou les brochures qui me donnent de nouvelles idées et des possibilités d’amélioration. Ou je participe à des formations, comme pour BlueConnect.

La numérisation des cabinets médicaux est-elle un sujet de discussion entre les assistantes médicales?

Oui, régulièrement. Surtout à la campagne, où de nombreux cabinets travaillent encore de manière analogique et où les assistantes médicales passent par conséquent beaucoup de temps à faxer, scanner et classer des documents. Mais les propositions des assistantes médicales en faveur de la numérisation se heurtent souvent à la résistance des médecins conservateurs.

Que conseilles-tu à tes collègues dans ce cas?

Certains médecins ont besoin d’un peu plus de temps pour accepter les changements. Je conseillerais à mes collègues de ne pas baisser les bras et d’aborder de nouveau les possibilités numériques. Car si les médecins s’y mettent, ils verront eux-mêmes que l’administration peut être effectuée plus efficacement dans un cabinet numérique - et ne voudront plus revenir en arrière.

Comment ça se passe dans votre cabinet? La numérisation est-elle terminée ou d’autres outils numériques sont-ils prévus?

Nous gérons l’administration des patients Managed Care depuis longtemps déjà avec BlueEvidence, nous utilisons en outre la signature électronique et le classement électronique des bons de livraison, grâce auxquels nous n’avons plus besoin de conserver d’innombrables dossiers. Nous étudions actuellement l’installation de BlueMedication afin que les listes de médicaments puissent à l’avenir être lues automatiquement à partir des rapports. Le robot de gestion des médicaments ROWA, qui couvre pratiquement tous les processus pharmaceutiques, serait aussi utile. Pour faire face à la pandémie de coronavirus, un outil pour les inscriptions aux tests aurait été utile, car il nous aurait évité de nombreux appels téléphoniques.

Que penses-tu du dossier électronique du patient?

Je trouve qu’il est utile et j’aimerais qu’il soit utilisé plus souvent. Car lorsque les cabinets individuels partent en vacances et que nous prenons en charge leurs patients, il nous manque souvent des informations importantes. Nous ne savons pas quels médicaments ils reçoivent et ne connaissons parfois pas les diagnostics. En tant que patiente ou patient, on devrait pouvoir disposer de ces informations à tout moment, dans son propre intérêt.

Voudrais-tu travailler dans un cabinet qui n’utilise pas d’outils numériques?

Non. La charge de travail pour les dossiers médicaux, la planification des rendez-vous et tous les autres processus administratifs est énorme si l’on renonce au soutien numérique. Je ne voudrais donc plus travailler dans un cabinet qui n’est pas numérisé.

Peux-tu envisager de ne travailler à l’avenir que comme coordinatrice médicale?

Non plus. Je considère que la répartition actuelle – 60% comme assistante médicale et 40% comme coordinatrice est optimale. Ce n’est qu’ainsi que l’on peut voir où il y a des problèmes et comment on peut les résoudre.

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