Einführung neuer Software durch die MPA - Ein Erfahrungsbericht
Als eine von zwei Medizinischen Praxiskoordinatorinnen ist Cindy Hartert dafür verantwortlich, die Arbeitsprozesse in der «Praxis am Rhy» effizienter zu gestalten. Eine immer wichtigere Rolle spielen dabei digitale Tools und Services. In diesem Artikel erzählt die 26-Jährige, wie sie sich über neue Produkte informiert, wie sie die Ärzteschaft von diesen überzeugt und was die Vorteile einer digitalen Arztpraxis sind.
Die Praxis am Rhy in Kriessern (SG) entstand 2015 aus der Fusion zweier bestehender Praxen und ist seither stark gewachsen. MPA Cindy Hartert ist seit Beginn dabei und hat selbst erlebt, wie der administrative Aufwand in der Gemeinschaftspraxis über die Jahre zugenommen hat. 20xx hat sich Hartert darum zur MPK weiterbilden lassen und bestimmt seither massgeblich mit, wie der Praxisalltag bei ihrer Arbeitgeberin effizienter gestaltet werden kann.
Warum hast Du dich zur Medizinischen Praxiskoordinatorin weiterbilden lassen?
Ausschlaggebend war das starke Wachstum unseres Teams. Zu Beginn waren wir 3 Ärzt:innen und 5 MPA, mittlerweile sind wir 9 Ärzt:innen und 13 MPA. Ich bin seit der Gründung 2015 dabei und habe selbst erlebt, wie der administrative Aufwand mit steigender Patientenzahl immer grösser wurde und mehr Zeit in Anspruch nahm. Mit der Weiterbildung zur MPK wollte ich einen Beitrag leisten, dass unsere Praxis effizienter arbeiten kann.
Was sind die Aufgaben einer MPK?
Wir kümmern uns um das Praxis- sowie das Qualitätsmanagement und suchen anhand von Mitarbeiter- und Patienten-Feedbacks nach Möglichkeiten, die Prozesse fortlaufend zu verbessern. Dazu identifizieren wir die grössten «Zeitfresser» und versuchen, die Vorgänge effizienter zu gestalten – ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird. In unserer Praxis haben wir es so aufgeteilt, dass sich meine Kollegin um die die Personalführung kümmert und ich für die die technologischen Aspekte zuständig bin. Dazu gehören alle digitalen Tools, mit denen der Praxisalltag effizienter gestaltet werden kann.
Kannst Du an einem konkreten Beispiel erklären, wie ihr dabei vorgeht?
Wir haben zum Beispiel festgestellt, dass wir mit steigender Patientenzahl immer mehr Zeit mit dem Scannen, Kopieren, Faxen und Ablegen von Dokumenten verbrachten. Während einer Fortbildung zu BlueMedication kam mir BlueConnect in den Sinn, das ich bereits zwei Jahre früher in Betracht gezogen hatte. Damals trat die Idee aufgrund einer Serverumstellung wieder in den Hintergrund, doch dieses Mal liessen wir uns das Produkt vorstellen. Meine MPK-Kollegin, der leitende Arzt und ich waren sofort überzeugt. Nach einer Besprechung des Verwaltungsrates organisierten wir eine zweite Vorführung, bei der alle VR-Mitglieder dabei waren.
Waren die VR-Mitglieder ebenfalls von Beginn begeistert?
Veränderungen stossen meist auf Widerstand, auch bei uns war ein Teil der Ärzte skeptisch. Doch dieser Widerstand konnte durch das Aufzeigen der Vorteile für MPA und Ärzt:innen relativ schnell behoben werden. Im Praxisalltag zeigte sich dann schnell, dass wir sowohl bei der Ablage wie auch beim Versenden von Berichten und Rezepten enorm viel Zeit sparen konnten – statt mehrerer Minuten dauert es nur noch ein paar Klicks. Überzeugt haben uns auch der Kundendienst und die reibungslose Schnittstelle zu unserem Praxissystem Triamed. Nach Ablauf der Testphase haben wir uns erneut besprochen und entschieden BlueConnect zu behalten.
Wie informierst Du dich über neue Produkte?
Am liebsten über das Internet. Ich lese aber auch gerne Newsletter oder Broschüren, die mich auf neue Ideen und Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen. Oder eben an Schulungen, wie im Fall von BlueConnect.
Ist die Digitalisierung von Arztpraxen unter MPA ein Thema?
Ja, regelmässig. Vor allem auf dem Land, wo viele Praxen immer noch analog arbeiten und die MPA entsprechend viel Zeit mit Faxen, Scannen und Ablegen von Dokumenten verbringen. Doch gerade bei konservativen Ärzt:innen stossen die MPA mit ihren Vorschlägen für mehr Digitalisierung oft auf Widerstand.
Was rätst Du deinen Kolleg:innen in diesem Fall?
Gewisse Ärzte brauchen etwas mehr Zeit, um sich auf Veränderungen einzulassen. Ich würde meinen Kolleg:innen raten, nicht locker zu lassen und die digitalen Möglichkeiten immer wieder anzusprechen. Denn wenn die Ärzte sich darauf einlassen, sehen sie selbst, dass die Administration in einer digitalen Praxis effizienter erledigt werden kann – und wollen nicht mehr zurück.
Wie sieht es in eurer Praxis aus? Ist die Digitalisierung abgeschlossen oder sind weitere digitale Tools geplant?
Die Administration der Managed-Care-Patienten erledigen wir schon seit längerem mit BlueEvidence, zudem nutzen wir die elektronische Unterschrift und die elektronische Lieferscheinablage, dank der wir nicht mehr unzählige Ordner aufbewahren müssen. Derzeit prüfen wir die Installation von BlueMedication, damit Medikationslisten künftig automatisch aus den Berichten ausgelesen werden können. Hilfreich wäre auch der ROWA-Medikamentenroboter, der fast alle Apothekenprozesse abdeckt. Für die Bewältigung der Corona-Pandemie wäre ein Tool für die Testanmeldungen nützlich gewesen, da es uns viele Telefonate erspart hätte.
Was hältst Du vom elektronischen Patientendossier?
Ich finde es gut und wünschte mir, dass es häufiger genutzt würde. Denn wenn Einzelpraxen Ferien machen und wir ihre Patientinnen und Patienten übernehmen, fehlen uns oft wichtige Informationen. Wir wissen nicht, welche Medikamente sie erhalten und manchmal kennen wir nicht einmal die Diagnose. Über diese Informationen sollte man als Patient:in auch aus Eigeninteresse jederzeit selbst verfügen.
Würdest Du in einer Praxis arbeiten wollen, die keine digitalen Tools nutzt?
Nein. Der Aufwand für die Krankengeschichten, die Terminplanung und alle anderen administrativen Prozesse ist enorm hoch, wenn auf digitale Unterstützung verzichtet wird. Ich würde darum nicht mehr in einer Praxis arbeiten wollen, die nicht digitalisiert ist.
Kannst Du dir vorstellen, künftig nur noch als MPK zu arbeiten?
Auch das kann ich mir nicht vorstellen. Die jetzige Aufteilung – 60% MPA und 40% MPK – empfinde ich als optimal. Nur so sehe ich, wo es im Praxisalltag Probleme gibt und wie man sie lösen kann.
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