Éviter le stress au sein de l’équipe du cabinet

Des collaboratrices et collaborateurs satisfaits et résilients influencent – outre la qualité médicale – le succès du cabinet médical. Le D^r med. Ulrich Karbach, chef de rubrique du magazine «Arzt & Wirtschaft», le décrit même ainsi: «Un environnement de travail sain est plus qu’un simple avantage – c’est une mesure efficace pour une prise en charge optimale.» Il y a donc de bonnes raisons de veiller à ce que l’environnement de travail soit positif, car: 

Plus le personnel est satisfait et en bonne santé, plus:
 

• le moral, l’identification et la productivité sont élevés,

• le taux de rotation, l’absentéisme et les coûts sont faibles,

• le taux d’erreurs est faible,

• la réputation du cabinet est meilleure,

• la satisfaction de la patientèle est élevée.

Identifier les facteurs de stress

Les attentes de qualité accrues et un quotidien complexe dans la médecine ont considérablement augmenté les exigences envers le personnel des cabinets médicaux ces dernières années. «Cependant, la plus grande source de stress dans l’équipe provient de la pression du temps et des conflits au sein de l’équipe», explique Sonja Zwingli, responsable de séminaires et de projets chez «Fit im Job», le prestataire de services de santé Medbase de Winterthour. «Fit im Job» propose des séminaires et du coaching dans la gestion de la santé en milieu professionnel. Sonja Zwingli connaît le principe du domino, lorsque d’autres facteurs perturbateurs tels que des problèmes de communication, des erreurs d’organisation ou une gestion du stress inadaptée viennent s’ajouter à la pression du temps: le cabinet se retrouve alors rapidement en difficulté. La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’y remédier de manière ciblée.

Une communication ouverte

«Une communication ouverte est un élément clé pour que l’équipe du cabinet fonctionne bien», explique le Dr Bettina Stock, directrice du cabinet de famille de Frauenfeld (TG). Le mieux est bien sûr de l’instaurer dès le début. Dans son cabinet, on veille à la transparence et à un bon échange d’informations. Cependant, la reconnaissance mutuelle est décisive, ajoute la médecin généraliste. «Cela permet d’établir la confiance, le retour d’information et la reconnaissance.»

Prendre de vraies pauses

Le bien-être dépend également de facteurs structurels tels que l’équipement du cabinet en appareils, l’ergonomie favorable des meubles ainsi que l’agencement des espaces. «Une salle de repos pour les pauses serait idéale», déclare la conseillère Sonja Zwingli, évoquant un élément important de la prévention du stress. «Trois à cinq courtes pauses régulières suffisent pour une journée de travail équilibrée.» Ce faisant, elle met en garde: «Le téléphone portable n’est qu’une distraction, pas une source de repos.» Pour faire le plein d’énergie, il est conseillé de prendre l’air, de faire quelques pas et se livrer à un petit exercice de respiration. «Ce n’est vraiment pas sorcier, tout le monde peut le faire.»

Cinq facteurs importants contre le stress

«Nous ne sommes pas des machines», souligne Sonja Zwingli. Plus le comportement individuel est sain, plus les capacités pour sa propre équipe ainsi que pour les patientes et les patients sont grandes. Mais pour développer les soft skills, il faut aussi de bonnes structures organisationnelles:

1. La gestion du temps est cruciale: ne pas planifier plus de 80 % de la journée de travail, renoncer à des marges de temps signifie un risque de stress. Car l’imprévu se produira à coup sûr.
2. Les responsabilités doivent être clarifiées. Si des improvisations sont nécessaires («Pourrais-tu exceptionnellement…?»), il faut de la communication, du soutien et des retours d’information.
3. La participation est une source de motivation. L’équipe doit pouvoir participer à l’organisation du processus de travail. Cela augmente la motivation et la satisfaction.
4. La cohésion d’équipe relâche la pression. Les pauses communes (p. ex. le déjeuner) et les activités de loisirs favorisent l’esprit d’équipe. On apprend à mieux se connaître et à mieux se comprendre.
5. Les outils numériques font gagner du temps. Avec le gestionnaire d’ordonnances, la pharmacie en ligne Zur Rose a créé un outil idéal pour alléger le travail du cabinet.

Cinq facteurs importants contre le stress

«Nous ne sommes pas des machines», souligne Sonja Zwingli. Plus le comportement individuel est sain, plus les capacités pour sa propre équipe ainsi que pour les patientes et les patients sont grandes. Mais pour développer les soft skills, il faut aussi de bonnes structures organisationnelles: